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De nouvelles formations pour les nouveaux métiers !

La Création et le développement des instituts supérieurs spécialisés de formation avec partenariat public/privé sont la voie privilégiée par le gouvernement pour répondre au manque de compétences dont souffrent certains secteurs prioritaires de l’économie nationale.

C’est en gros ce qui ressort de la conférence organisée par la Chambre française de commerce et d’industrie du Maroc (CFCIM), le 27 novembre, sous le thème « L’ "Entreprise" Maroc face à la crise : quelles mesures » et animée par Nizar Baraka, ministre chargé des Affaires économiques et générales.

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La logistique de l'évaluation

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Oui doit être évalué ?

 

Depuis le haut de la hiérarchie jusqu'aux cadres, puis aux agents de maîtrise et au personnel, chacun doit bénéficier d'une évaluation annuelle, ne serait-ce que par souci de cohérence entre les valeurs, les intentions et la pratique.

 

 

Chronologie des entretiens

 

L'entretien de bilan annuel a lieu une fois par an. Cette périodicité peut être resserrée à trois, à six mois quand il s'agit de nouveaux collaborateurs ou après une mutation, pendant la première année, le rythme diminuant au fur et à mesure que l'intéressé acquiert compétence et expérience.

 

À l'intérieur de l’entreprise, la chronologie des entretiens suivra de façon descendante la pyramide des responsabilités, c'est-à-dire l'organigramme. En effet, un responsable ne peut tracer une perspective d'évolution pour un de ses collaborateurs que s'il l'a lui-même abordée avec son propre supérieur hiérarchique.

Le processus d'évaluation partira donc de la direction générale pour aboutir quelques temps plus tard aux niveaux les plus opérationnels.

 

 

Contenu de l'entretien de bilan annuel

 

Le plan suivi a une certaine logique de la succession des séquences :

 

1.  Ouverture de l'entretien;

2.  Analyse de la période écoulée;

3. Analyse de la nature des activités du collaborateur, de ses points forts, des compétences à développer et des points à améliorer;

4.  Détermination des objectifs, des activités et des moyens à mettre en œuvre (plan d'action) pour la période à venir;

5. Évocation du développement personnel et professionnel futur (avec au besoin renvoi à un entretien ad hoc);

6. Conclusion de l’entretien : synthèse définissant le projet professionnel de l'intéressé, ses objectifs et son plan d'action.

 

Nous allons développer ces différents chapitres.

 

 

La définition de fonction

 

La définition de fonction est un document auquel on se réfère parfois au cours de l'entretien de bilan annuel, afin qu'évaluateur et évalué « retrouvent leurs marques ». On sait que la définition de fonction explique la raison d'être d'un poste de travail donné dans une structure ou un organigramme. Il y a donc dans une définition de fonction un contenu d'utilité économique et sociale.

 

Une définition de fonction devrait apporter une réponse claire à plusieurs questions :

  Quelles activités sont-elles le propre de ce poste de travail ?

  Quelle contribution apporte-t-il au fonctionnement de l’entreprise ?

  À quel niveau hiérarchique se situe-t-il ? De qui dépend son titulaire ? Avec qui est-il en relation à l'intérieur et à l'extérieur de l’entreprise? Sur qui a-t-il autorité ?

  Quel est son domaine de compétence ?

  Quelles responsabilités lui appartiennent-elles et lesquelles sont exclues ?

  Quelles caractéristiques devrait avoir son titulaire pour exercer avec succès ce qui est attendu de lui ?

  Quels sont les déterminants de la qualité de son travail ?

 

 

Les suites de l'entretien

 

Il ne saurait être question qu'un entretien d'évaluation n'aboutisse à aucune conclusion et au-delà ne se traduise pas en réalisations qui vont vivifier les activités de chaque évalué pendant les douze mois qui vont suivre.

 

Cependant, cet après-entretien suscite souvent bien des inquiétudes (que vont devenir les documents qui concernent l’évalué ? et quelle exploitation en sera-t-elle faite ?) et des questions (ce qui a été promis sera-t-il tenu ?). Se pose aussi la question du recours en cas de désaccord entre l'évalué et l’entreprise.

 

L'entretien de bilan annuel peut en outre déboucher sur des entretiens spéciaux (besoin de perfectionnement, nouvelle affectation ou promotion interne).

 

 

La conclusion de l'entretien

 

À la fin de l'entretien, l'évalué attend une synthèse. Celle-ci peut prendre la forme suivante :

 

1.  Rappel du but de l’entretien :

- Faire le point sur les forces du collaborateur

- Cerner les points à perfectionner

- Définir le projet professionnel et le plan d'action personnel pour l’année qui commence.

 

2.  Synthèse du constat dressé principalement par l'évalué. À cet effet l'évaluateur commence par le rappel des points forts qui rendent psychologiquement plus acceptables les recommandations de perfectionnement. Il faut que l'évalué croit en lui, se voit confirmer qu'il dispose d'atouts pour s'engager dans l'effort qu'exige tout perfectionnement.

 

3. Énoncé des lignes de progrès à accomplir. Ces lignes de progrès seront hiérarchisées dans le temps (« commencez par ... continuez par ... »).

 

4.  Description des grandes lignes du plan d'action annuel. Il est possible que certaines modalités dépendent d'un accord de la direction générale encore en cours d'élaboration. Auquel cas le plan définitif et notamment les objectifs seront annoncés comme devant être définis quelques jours après.

 

5. Message de confiance et d'espoir. Il s'agit de rassurer et de motiver le collaborateur. Il est possible que ce que lui est demandé soit marqué du sceau de l'exigence. Le langage de l’évaluateur sera du type : «Je sais que c'est à votre portée; je crois en vos capacités; je compte sur vous. »

 

6. Évaluation de l'entretien d'évaluation. Nous suggérons, en outre, de procéder à une brève évaluation de l’entretien lui-même, esprit, contenu et conclusion.

 

 

Que deviennent les informations issues de l'entretien d'évaluation?

 

Il s'agit là d'une question sensible. L’évalué craint que les conclusions de l'entretien n'aillent alimenter son dossier personnel à la Direction des Relations Humaines et qu'il n'ait pas la maîtrise de son exploitation.

 

Certes, certaines demandes de l'évalué doivent être diffusées, mais nous craignons que la transmission, sans sélection contrôlée par le collaborateur concerné, altère et même détruise la relation confiante et confidentielle qui est au cœur de l'entretien d'évaluation. Autant dire que, si l'évalué est sur ses gardes, l'entretien sera décevant pour les deux parties.

 

Aussi nous préconisons - et cela doit figurer textuellement dans le code de déontologie de l'évaluation - que l'on distingue et traite séparément deux types d'informations :

 

1.  Celles qui ont trait aux objectifs, résultats et écarts, aux insuffisances du collaborateur, aux qualifications mesurées par la grille de perfectionnement, à l'objectif pour l'année suivante, seront conservées par la direction générale et l'évalué, sans pouvoir être divulguées à quiconque.

 

2.  Celles qui ont trait à la mobilité, à une mutation, à une promotion interne ou à une demande de formation seront conservées à la direction des Relations Humaines en vue d'alimenter la base de données de la gestion prévisionnelle des emplois et la mise au point du plan de formation.

 

 

La personnalisation des directives et la lettre d'objectif

 

Les conclusions de l'entretien de bilan annuel seront confirmées à l'intéressé par une « lettre d'objectif », nécessairement décalée de quelques jours après l'entretien. En effet, l'évaluateur Altitude RH n'a pas toujours la possibilité d'exprimer la totalité des directives, parce qu'il n'a pas encore reçu la totalité des membres du service et parce qu'il doit intégrer certaines demandes de l'évalué et y réfléchir.

 

Pour éviter des recommandations stéréotypées, préparées d'avance et mal adaptées à chaque évalué, donc en partie inefficaces, un temps de réflexion consacré à la personnalisation des directives est indispensable.

 

Les directives personnalisées figureront dans une lettre, que nous proposons d'appeler la « lettre d'objectif» qui constituera en quelque sorte le « contrat» issu de l'entretien de bilan annuel. La lettre d'objectif sera présentée et commentée par l'évaluateur Altitude RH à chaque évalué. En aucune manière on ne l'enverra par voie postale et encore moins avec un accusé de réception !

 

 

Le suivi du « contrat »   

 

Confirmer le plan d'action et les objectifs par écrit n'indique pas que l'intéressé en relira régulièrement le contenu. Pourquoi ne pas envisager de se revoir périodiquement dans le cadre par exemple des réunions d'évaluation, des activités et des résultats, ce qui permet d'assurer la continuité de la communication initiée par l'entretien de bilan annuel et ce qui constitue une invitation ferme mais souple pour l'évalué d'avoir à tenir compte des objectifs et des recommandations issus de l'entretien.

 

 

Les effets de l'entretien d'évaluation

 

Sans atteindre la dimension d'une « révolution culturelle» les entretiens d'évaluation, conduits selon nos prescriptions, doivent produire des effets, parfois importants : modification du style de management évoluant vers une plus grande participation, modification de l'organisation de travail, autres méthodes, programmes de formation mieux coordonnés, etc.

 

Autre effet attendu, celui des réponses aux questions posées par l'évalué et pour lesquelles la direction des Relations Humaines requiert un supplément de réflexion et de concertation avec la direction générale et Altitude RH. L'évalué sera également informé des suites données à ses demandes et aux décisions prises par l'évaluateur en fin d'entretien. Dans le cadre du suivi du contrat, évoqué ci-dessus, sera examiné l'avancement des engagements pris de part et d'autre, ce qui est un bon moyen pour assurer la continuité des entretiens d'une année à la suivante.

 

Postérieurement à l'entretien, si tant est que celui-ci ait précédé l'annonce de la nouvelle rémunération, le responsable expliquera, si nécessaire, la logique des décisions relative à la rémunération pour bien établir le lien indirect entre la rémunération et l'évaluation, le lien direct entre la rémunération, les performances et les résultats passés et les engagements pris dans le cadre des objectifs pour l'année à venir.

L'entretien d'évaluation peut devenir l'occasion d'un autre comportement managérial, comportement réformé par rapport à celui qui l'a précédé, au bénéfice des collaborateurs, et surtout du responsable hiérarchique.

 

Les enjeux de l'évaluation

Domaines et contenus de l'évaluation

La logistique de l'évaluation